Тот кто подал заявку через веб форму должен через МИНУТУ видеть свою заявку в списке со статусом "заявка принята к рассмотрению". Иначе подавший заявку даже не знает, получили ли мы ее, правильно ли он ввел описание и т.п.
Если тебе заявку присылают мылом - ты же сообщаешь человеку что заявка получена? Тем кто подает через веб - точно так же надо сообщать о получении заявки, и удобнее всего это делать через автоматом создаваемую веб страничку