Плюсы:
1. Обмен информацией идет более оперативно, на мой взгляд...
Видимо, связано это с тем, что почта проверяется значительно чаще, чем форум. Периодически сообщения начинают приходить непрерывным потоком. Если почта на gmail.com, проблем с сообщениями не возникает - они группируются по темам и не забивают ящик. Опять же, прочитать целиком тему бывает проще в письме, чем на форуме - можно открыть все сообщения сразу.
2. Без особых проблем пересылаются нужные файлы. Например: таблица с информацией об участниках, список снаряжения, раскладка.... Проверяется, редактируется - кидается обратно в рассылку.
3. Доступны адреса всех участников - можно общаться как со всей группой, так и отправить информацию кому-то конкретно (если это необходимо), не затрачивая время на поиски адреса.
Минусы:
Ограниченный доступ к сообщениям. Извне понять, как идет подготовка, практически невозможно.

По опыту двух походов - мне вариант с рассылкой понравился.