Тогда он и будет контролировать процесс подготовки, рассылать письма участникам, пинать всех и наставлять.
А если у него на это опыта нету, то советы со стороны особо картину не исправят, он и на маршруте косяков налепить успеет...

Вываливать в общий форум всякие рабочие моменты подготовки - вообще не айс. Это нафик никому не интересно, кроме непосредственных участников да пары-тройки гуру.
Создавать закрытые ветки форума - от рассылки никаких отличий принципиально нет.

Если так уж хочется отслеживать процесс общения внутри команд, что мешает подписаться на рассылки по готовящимся походам и получать весь поток писем в отдельную папочку в Бате (фильтр настраивается элементарно)? Контакты командиров есть, походов не сотни, а тех, которые стоит "отслеживать" и того меньше. Написать один раз письмо командиру со списком адресов, чтобы он их сунул в рассылку. И готово дело!