У нас сейчас чуть другой подход к обязательности физнормативов для разных категорий походов, но в целом все правильно.
Расскажу про них чуть подробнее, вдруг народ все-таки захочет перенять опыт...

Принимают их в клубе два раза за сезон - первый раз в самом его начале (через пару недель после открытия школы), второй раз - примерно за месяц до отъезда в поход. Прием организуется коллективными усилиями всех руководителей групп турклуба для всех желающих сдать. Руководители тоже их сдают. Результаты по каждому упражению вносятся в базу и нормируются, на выходе все имеют свой результат в баллах, показывающий их уровень подготовки по сравнению со средним уровнем в клубе. Результаты первых физнормативов ни к каким оргвыводам не приводят. Если кто-то сдал заметно хуже, чем все остальные участники в группе, то это просто повод для него уделить в последующие месяцы больше времени на тренировки, чем остальные участники (чтобы их догнать). Плохие результаты вторых физнормативов - повод для отчисления из группы (если человек показал плохой результат на первых нормативов, потом мало тренировался и во второй раз у него опять все плохо). Отчисления бывают редко, но все-таки случаются (хотя обычно все становится понятно раньше и до вторых нормативов дело не доходит). Плюс еще плохой результат нескольких участников в группе - реальная причина того, что МКК попросит упростить физически напряженный маршрут, если такой запланирует руководитель.

Теперь про обязательность физнормативов. В школьных группах ее объявляет или не объявляет начальник школы (практически всегда в новичковых школах они объявляются обязательными для 100% участников). В спортивных группах - на усмотрение руководителя. Плюс общий подход МКК - для участия в _простых_ походах участники должны сдавать нормативы, так как сами они еще не могут адекватно оценить уровень своей готовности к походу в плане физподготовки. Участников _сложных_ походов могут все про себя понять и без физнормативов, поэтому для них нормативы обязательны только если так решит руководитель их группы.

Что именно сдают? В МГУ это бег, пистолетики, подтягивания, отжимания и пресс. В велотуризме проще - можно придумать нормативы непосредственно по езде на велосипеде :). Главное, чтобы результат можно было представить в секундах и штуках. Да, любые нормативы не очень похожи на те нагрузки, которые будут в походе. Но по результатам сдачи сотен человек в течении десятка лет в МГУ можно с очень высокой вероятностью утверждать, что у тех, у кого возникают проблемы с успешной сдачей нормативов, возникнут и некие проблемы с физподготовкой в походе. Ну и любая проверка уровня подготовки в процессе обучения - хороший стимул тренироваться активнее :)