Опишу, как организована работа МКК в горном турклубе МГУ (она не электронная, но ее работа сильно завязана на интернет).
На сайте клуба есть база членов клуба (движок свой, php+mysql), на текущий момент там 530 активных членов клуба. У каждого пользователя есть статус - участник, руководитель или админ, в числе админов председатель МКК. Если пользователь со статусом руководителя (то есть тот, кто раньше уже руководил каким-нибудь клубным походом ) хочет повести новый поход, то он просто создает его в базе. Если это участник, который первый раз хочет руководить, или человек со стороны, то он пишет мейл председателю МКК с описанием того, что он хочет сводить в рамках клуба. Если у МКК возражений нет (а они бывают очень редко, только если человек предлагает опасную или плохо реализуемую затею), то пользователю присваивается статус руководителя и он создает свой поход. В карточке похода имеется резюме руководителя, в котором он описывает, что он хочет повести и кого хочет видеть в своей группе. Участники на основе этих резюме выбирают себе руководителя. Вот пример списка руководителей прошедшего сезона:
http://www.geolink-group.com/tourclub/dbase/resume_list.php?year=2013 В период подготовки к походу МКК следит за процессом (никакой бюрократии и отчетности, просто серьезные проблемы внутри групп в клубе утаить невозможно, все выплывает наружу). Ну и в начале июня для походов 1-3,4кс проводит командные соревнования - проверку готовности групп к походу. Откровенно плохое выступление группы - повод для пересдачи и урезания сложности маршрута.
Первый этап защиты маршрута - в электронном виде. Руководитель присылает по мейлу тем членам МКК, у кого он хочет получить подпись, заполненный .doc файл маршрутки (пустой бланк есть на сайте), план-график, карту (обычно в виде файла Google Earth) и описания на наиболее сложные и проблемные перевалы. Члены МКК вступают в переписку, исправляют ошибки, дают советы и т.д., пока не достигается консенсус. Потом руководитель ловит этих членов МКК живьем, чтобы показать все материалы, которые он возьмет в поход в бумажном виде, и детально поговорить по маршруту. Справки от членов клуба не требуются, весь опыт можно посмотреть в базе на сайте (хотя в бумажном виде справки конечно существуют). Народ в клубной МКК адекватный (жалоб от руководителей во внутриклубном общении почти нет), к формальным моментам не придирается, ну и есть выбор, к кому из МКК пойти защищаться.
В сезон на сайте появляется список групп на маршруте
http://www.geolink-group.com/tourclub/dbase/utility/graph_route.php, по которому можно удобно отслеживать, когда группы начинают и завершают маршруты, вся инфа в нем из базы. Члены МКК заранее выясняют между собой, кто в какой месяц будет в Москве, и на каждый месяц выбирается ответственный, который принимает смски от групп на маршрутах и выкладывает их на сайт:
http://www.geolink-group.com/tourclub/dbase/utility/sms.php (туда же дублируются сообщения от групп, которые выкладывают на форум родители участники или сами группы при наличии интернета). Случаев, когда группа поход закончила и не сообщила об этом, практически не бывает. Но помню ситуацию, когда были запущены спасработы и группа нашлась (застряли на маршруте из-за непогоды и были без связи).
После похода руководитель пишет отчет и присылает его тем членам МКК, которые его выпускали на маршрут. Либо в виде файла (если это doc/pdf), либо в виде ссылки на отчет, выложенный в интернете. Члены МКК просят исправить неудачные места и добавить недостающую информацию (или сходу говорят, что все отлично). Отчет выкладывается на клубном сайте (или делается ссылка на тот сайт, где он уже выложен, чтобы не плодить дубли). После этого все получают бумажные справки, руководитель закрывает поход в базе и обновляет участникам походный опыт. Дальнейшее участие похода в чемпионатах приветствуется, но совершенно не является обязательным.
У МКК есть внутренняя емейл рассылка, в которой обсуждаются всевозможные проблемы и производится разбор ЧП в походах. Живьем МКК в полном составе почти не собирается, только на раборах серьезных ЧП, которые, к счастью, бывают редко (и собирается там не только МКК, а весь актив клуба).
P.S. Вот еще ссылка -
http://www.mountain.ru/mkk/news.php#14537 - так организован список походов текущего сезона, выпускаемых городской горной МКК. Не самый удачный дизайн, но информацию найти можно. Данные по походу руководитель присылает по мейлу председателю горной секции до или после защиты.